Tipos de eventos

v  Eventos informativos

Asamblea: Grupo numeroso de personas que tienen que tomar decisiones.  En asociaciones la asamblea es la reunión de todos los miembros. El presidente desempeña una función importante, vela por la buena marcha y determina si las cosas se salen o no del orden del día.

Conferencia: Exposición oral de 1 o varias personas, puede seguirse de un coloquio, el objetivo es proporcionar información o transmitir conocimiento.

Jornadas: Conjunto de reuniones de estudio o trabajo con número elevado de personas, que se realizan en más de 1 día, su principal objetivo es impartir conocimiento.

Simposio o seminario: Exposición oral por parte de varios expertos sobre un tema. La duración de la intervención es de 10 o 20 min.

Organización y planificación

Ø  Fijar:

-          Lugar del evento

-          Fecha

-          Elección de conferenciantes y ponentes.

Ø  Determinar responsables del trabajo de organización y conducción del evento.

Ø  Determinar con antelación listado de personas e instituciones a quienes se cursará invitación.

Ø  Determinar gastos de organización y analizar planes de financiación.

Ø  Determinar horario del evento, debe ser razonable y realista.

Ø  Elaboración del programa de desarrollo del evento. Debe estar hecho 2 o 3 meses antes de la fecha.

v  Eventos Promocionales

Ferias y exposiciones: Eventos protagonizados por empresas o asociaciones como medio publicitario o para conseguir aumento de las ventas, pueden ser:

Permanentes: se instalan en la propia sede.

Temporales: Con algún acontecimiento.

Organización y planificación

En algunas empresas ésta organización la asume el Depto. de Relaciones Públicas.

Para preparar el stand hay que considerar:

Ø  Visitar y determinar el lugar de exposición

Ø  Entrar en contacto con los organizadores

Ø  Contactar con áreas de contratación necesarias para preparar el stand.

Ø  Preparar lista del material necesario

Ø  Contactar con transportistas (Logística)

Ø  Diseñar plan de marketing

Ø  Vigilar montaje e instalaciones técnicas

Ø  Diseñar calendario de actos

v  Inauguraciones y aniversarios: una inauguración es la apertura de una nueva sede, conlleva una progresión de la empresa. Un aniversario es un acto convocado por la empresa para resaltar éxitos logrados.

Organización y planificación

Ø  Elegir fecha

Ø  Elección de invitados

Ø  Elaborar y mandar invitaciones, para su elaboración hay que tener en cuenta el destinatario

Ø  Contratar los medios de transporte

Ø  Elaborar un folleto informativo sobre el aniversario, se deberá elaborar con antelación suficiente

Ø  Otros detalles como el acondicionamiento de las salas, preparación de regalos, recuerdos o insignias o adoptar las suficientes medidas de seguridad

v  Visitas a fábricas o empresas: sirven para fomentar los lazos de unión entre empresas.

Organización y planificación

1. Conocer con exactitud los departamentos o zonas que se van a visitar.

2. Los grupos de visita no deben superar las 10

3. No es recomendable más de 1 hora

4. Después de visita ofrecer un pequeño refrigerio

v  Eventos varios

Ø  - Comunicación con la prensa: la comunicación con la prensa se puede hacer mediante Rueda de Prensa o bien por Conferencia de prensa.

Ø  - Rueda de prensa: modalidad de entrevista, personaje de actualidad se somete a las preguntas de varios periodistas.

Ø  - Conferencia de prensa: conjunto de periodistas reunidos con un personaje que expone un tema y se somete a las preguntas sobre el tema.

Organización y planificación

ü  Elegir fecha precisa

ü  Escoger local adecuado

ü  Elaborar, con antelación, listado con el nombre de los medios de comunicación y los posibles asistentes

El día de la conferencia se tendrá en cuenta:

ü  Preparar mesa presidencial con carteles identificativos

ü  Cuidar fondo de mesa presidencia con la prensa gráfica

ü  Ofrecer bebida apropiada para la hora y algo de picar

ü  Comprobar micrófonos

ü  Entregar a periodistas dossier gratuito con la temática.

v  Comidas de empresa: la organización de una comida en el ámbito de la empresa puede ser por dos circunstancias.

v   Comidas de trabajo: Es un fenómeno nuevo a causa de la actividad frenética.

v   Otras comidas: Si se es encargado de organizar una comida hay que tener en cuenta:

ü  Visitar in situ el lugar y elegir fecha

ü  Envío de invitaciones

ü  Colocación adecuada de los comensales