Etapas Claves para la Realización de Eventos

Anteproyecto

Proyecto

Decisión

Preevento

Evento

Postevento

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ANTEPROYECTO

Datos generales del evento

Perfil de los participantes

- Interno, externo, mixto.

- Características y antecedentes.

Declaración de los objetivos y valores a transmitir

- ¿Qué se quiere lograr?

- ¿Por qué y para qué?

- ¿Cómo se va a evaluar?

- Todo objetivo debe ser mensurable.

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PROYECTO

Contenidos

- ¿Qué se va a transmitir en el evento?

- Relacionarlo con los objetivos, la visión y determinar la   implementación temática.

Técnicas

- Convenciones, promociones, seminarios, desayunos, reuniones, fiestas, viajes, workshops, lanzamientos, etc.

Recursos

- Acreditación, agencia de viajes, carpas, baños químicos, catering, cotillón, decoración y escenografía, disc jockey, efectos especiales, entretenimientos, escenarios, estacionamiento, emergencias médicas, filmación, fotografía, gráfica y señalización iluminación, invitaciones, locutores y animadores, predios, premios, presentaciones, promotoras, proyecciones, recursos humanos, regalos, seguridad, shows, sonido, técnicas formales, técnicas no formales, traducción simultánea, transporte, vestuario, etc.

Presupuesto

- Consulta a diferentes proveedores.

- Recepción y análisis de todas las propuestas presentadas.

- Confección del proyecto.

Logística

- Selección de recursos.

- Departamento creativo.

- Evaluación y diseño de las actividades.

- Diseño de los elementos a utilizar.

- Evaluación de los tiempos de armado y desarme.

- Recursos humanos necesarios.

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DECISIÓN

Evaluar si las propuestas presentadas permitirán el cumplimiento de los objetivos preestablecidos.

Evaluación económica

- Si.

- Modificar.

- No.

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Preevento

Reuniones de organización.

Diseño del timing (ritmo, tiempos), story board (guión).

Logística de armado y desarme.

Preparación de elementos.

Diseño y preparación de las actividades.

Capacitación de los recursos humanos necesarios.

Supervisión de todos los proveedores.

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EVENTO

Armado

 - Recepción de los elementos.

 - Supervisión del armado.

 - Puesta en escena.

Desarrollo

- Control de la gestión de cada proveedor.

- Dirección general del evento.

- Atención y solución de imprevistos.

Desarme

- Supervisión.

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POST-EVENTO

Evaluación

¿Qué pasó?

¿Cómo pasó?

¿Se cumplieron los objetivos?  

Pauta de evaluación Presentaciones viernes 8 de octubre

DIMENSIONES	INDICADOR	SÍ	NO	COMENTARIO	NOTA
Inicio de la Presentación	Capta la atención del grupo
	Inicia la presentación estableciendo contacto con el grupo
	La introducción aclara de qué manera va a ser tratado el tema
Evidencias presentadas	Los argumentos están apoyados por ejemplos de literatura relevantes e interesantes
	Presenta literatura relevante
	Presenta una interpretación personal de la literatura referida
Presentación	Manifiesta conciencia de su lenguaje corporal
	El tono de voz utilizado es audible para toda la audiencia
	Hace uso efectivo de las pausas y los silencios
	Presenta con fluidez verbal, consultando los apuntes y no sólo leyendo
	Utiliza un lenguaje culto y accesible para toda la audiencia
	Hay un uso adecuado de material audiovisual, aludiendo, mostrando, utilizándolo en su exposición
	El material audiovisual es un apoyo a la exposición
	Se respetan los límites de tiempo establecidos
Discusión	Da un tiempo apropiado para la discusión
	Escucha atentamente las preguntas
	Responde de manera clara las preguntas
	Presenta un manejo adecuado de los individuos y del grupo como totalidad
Coordinación Grupal	Reparten equitativamente los temas y tiempos de la exposición.
	Muestran coordinación y fluidez, no desperdiciando tiempo entre una exposición y otra.
	Dan igual importancia a todos los temas, tanto en la exposición como con los recursos (PowerPoint u otros)
PROMEDIO

Documentos asociados a la realización de un evento

Afiche.

¿Qué es un afiche y cómo crearlo?

El afiche es un texto por medio del cual se difunde un mensaje con intención de promover un servicio o producto, o bien, para invitar a participar en algo o actuar de cierta forma. El objetivo es convencer al lector de algo determinado.
Se caracteriza por que puede ser leído rápidamente capturando la atención del lector. Es capaz de cumplir varias funciones logrando, a través de él, interactuar y comunicarnos con el exterior.

Características de un afiche

El afiche posee tres elementos importantes:

Imagen y/o gráfica:  todo afiche requiere de una imagen (ilustración, dibujo) que ayudará a enfatizar el propósito del afiche.

El Slogan (frase breve), es fundamental ya que por medio de él se entrega el mensaje.

Datos del producto promocionado o de la invitación que se hace.

¿Cómo crear un afiche?

Para crear un afiche debes considerar:

Desde el punto de vista del slogan

- Debes ser lo más directo posible, utilizando un lenguaje sencillo, para que sea fácil de recordar.

- El texto debe ser breve.

- Debes ser capaz de jerarquizar la información, es decir, organizarla por orden de importancia sintetizando las ideas.

Desde el punto de vista gráfico, estético o de imagen

- Utiliza un espacio de gran formato.

- Busca formas gráficas y tipográficas atractivas, llamativas, por ejemplo; diferentes tipos letras.

- Puedes utilizar técnicas manuales o de artes plásticas.

- Articula imágenes con los textos seleccionados. 

En general los afiches se utilizan en lugares abiertos hacia el exterior y puedes realizarlos para; invitar, informar o realizar alguna publicidad divertida.

Ejemplos

- Empresas - Escuelas- colegio - Espectáculos - Fiestas - Exposiciones - Eventos que realice tu curso - Ventas - Realizar algún llamado a la comunidad.

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Invitación.

¿Qué es la invitación?

El propósito de la invitación es comunicar a personas de nuestro interés, sobre un acto o evento importante y lograr que asistan a él.

El escrito se dispone de forma clara y sencilla en la hoja, con breves oraciones que pueden ir alternándose tanto en su disposición espacial, como en el estilo, formas y diseños de las letras y/o palabras. La invitación es un tipo de texto de fácil lectura.

Las invitaciones pueden ser de carácter formal o informal, lo que estará determinado según a quién va dirigido y el motivo de la invitación. Por ejemplo una invitación a un cumpleaños, es informal y a una graduación, es formal. Además, el lenguaje que utilices será formal o informal según el caso.

Lo primero que debes considerar es:

- La persona a la que invitarás, es decir el destinatario, que puede ir en el encabezado de la tarjeta, en un sobre en el que la guardarás, o bien, en ambos. Aquí, debes tener en cuenta el lenguaje que utilices, según el evento si es formal o informal.
Ejemplo“Querida hermana”, “Sr., Alcalde”, “Estimados amigos”

- Poner de qué se trata el evento, lugar, fecha y hora.
 
Ejemplo
“…la ceremonia de graduación se realizará en el salón….
el día 20 de abril a las 15 horas”.

Las invitaciones pueden ser entregadas mano a mano o bien por correo.

Ejemplos de invitaciones
 

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Brochures.

Dípticos y Trípticos: 

Reciben éste nombre los folletos que se doblan en dos o tres cuerpos en forma paralela. Aunque generalmente los cuerpos son regulares, pueden hacerse de distintos tamaños y también en un número  mayor.

Muy utilizados para programas de eventos, catálogos o cuando la información no requiere un largo desarrollo sino más bien una mención y una breve descripción.

Dependiendo del espesor del papel, es posible el doblado rápido con máquina rotativa

Para papeles más gruesos, del tipo usado para invitaciones, es necesario el troquelado.
 

Pueden ser realizados fácilmente en WORD, utilizando COLUMNAS y dando los márgenes adecuados

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Tarjetas de Identificación.

¿Qué es una Tarjeta de Identificación o Gafete?

Se refiere a un término para definir las insignias  que se ponen en la ropa. 

Es típica en indumentarias deportivas para diferenciar responsabilidades como la del capitán del equipo o del árbitro. También se utiliza para designar las credenciales que se ponen sobre la ropa, como las que se utilizan para identificar al portador y permitirle acceso a edificios, congresos, etc.

Plantilla: Tarjeta de Identificación o Gafete

Plantilla Word de Tarjeta de Identificación o Gafete

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Reconocimientos.

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Volantes.

El protocolo

El protocolo es una materia que abarca todos los campos de la actividad humana, y aún cuando el sector más conocido de aplicación es el referente a los asuntos de Estado, su práctica en la actualidad es ampliamente requerida en instituciones privadas sin importar la índole de las mismas. Las tendencias globalizadoras imperantes y el auge del sector empresarial dominan el ámbito de las relaciones humanas, presentando características especiales que les imprimen un ritmo acelerado, y exigen comportamientos adecuados que respondan a las nuevas condiciones. Así, al emerger las empresas como actores principales de la vida cotidiana, se requiere cada vez más de personal altamente calificado en todas sus facetas de actividad, entre las que destaca el protocolo.

Es interesante resaltar que el protocolo en las empresas debe ser objeto de especial atención y, por tanto, estar a cargo de personal especializado. En toda corporación donde los directivos deseen proyectar una imagen de seriedad y de eficiencia, así como de competitividad con cualquier homólogo nacional o extranjero, es una necesidad atender a las prácticas protocolarias en todos los aspectos de las relaciones humanas dentro y fuera de la institución.

La atención al protocolo es conveniente en todas las áreas; sin embargo, se hace indispensable en los espacios destinados a los mandos altos y medios. En la práctica, se presentan a menudo situaciones importantes que requieren de conocimientos especializados sobre funciones protocolares para enfrentar y resolver diversas situaciones con prontitud, eficiencia y buen juicio. Dentro de la organización de una empresa es menester contemplar la infraestructura necesaria que pueda responder a los diferentes retos que las relaciones, cada vez más complejas, vayan presentando.

Como se comprenderá, las vertientes de aplicación del protocolo dentro de las labores empresariales ofrecen en su práctica una gama bastante amplia de aspectos interesantes. En este trabajo, por considerarlas de mayor importancia, abordaremos las siguientes:

a) el ejecutivo, su imagen y su proyección en el mundo empresarial;

b) la precedencia interna y externa;

c) la comunicación verbal y escrita dentro y fuera de la corporación;

d) las citas de negocios;

e) el saludo y las presentaciones entre ejecutivos;

f) el comportamiento de los ejecutivos en la empresa; y

g) el comportamiento de altas autoridades y de ejecutivos de mandos medios en los viajes de negocios.

Ver todo este artículo: Protocolo
Vert ambién: Protocolo empresarial
                    Monografía
                    Protocolo empresarial 2

Recursos en los eventos corporativos

Recursos técnicos

El avance de la técnica ha facilitado la actividad en las reuniones y eventos corporativos. Los recursos audiovisuales más frecuentes son:

Retroproyector: Fácil de usar, necesita un conjunto de transparencias para proyectar, permite la superposición de imágenes, para su uso tenemos que tener en cuenta lo siguiente:

Tener transparencias preparadas

No debe estar encendido mucho tiempo, las bombillas se funden, hay que tener bombillas de repuesto.

La proyección puede hacerse con luz local

Necesita corriente para que funcione, prever presencia de enchufe.

Proyector de diapositivas: es de gran utilidad para presentar fotografías, hay que tener las diapositivas colocadas antes de empezar el evento, es necesaria toma de corriente y una pantalla blanca, se debe dejar el lugar a oscuras. Hay que comprobar la toma de corriente, que funcione correctamente y la bombilla, es conveniente tener una de repuesto.

Proyector: Muy usado ideal para reuniones con poca gente. Es una aparato que toma una señal de vídeo analógica o digital y la proyecta en una pantalla de proyección o en la pared mediante un sistema de lentes, permitiendo así ver las imágenes con unas dimensiones que difícilmente podríamos conseguir en un monitor o televisión.

Los proyectores junto a los sistemas de altavoces de sonido envolvente han permitido convertir nuestra casa en una pequeña sala de cine, pudiendo disfrutar de imágenes y sonido de muy alta calidad.

v  Poca luz, esto puede dificultar la toma de notas

v  Asegurar conocimiento del manejo

v  Tener el material preparado

Rotafolio: Se trata de un portafolio que se sujeta sobre un caballete.

v  Eventos con pocas personas

v  Se puede escribir sobre él usando varios colores

Pizarra: Es un método de fácil uso, permite ir dando informaciones parciales al auditorio, se debe evitar dar la espalda a los asistentes.        

En la actualidad se están usando las llamadas “pizarras interactivas” que, con mayor o menor complejidad integran el uso de la informática a  la ya tradicional pizarra blanca. Este recurso es de un elevado costo, el que no se justifica si el expositor no hará uso cabal de él.

Radio CD / MP3: Permite la reproducción de sonidos, a menudo se combina con el retroproyector.

*   Debe procurarse contar con acompañamientos musicales adecuados para cada etapa del evento

Tipos de eventos

v  Eventos informativos

Asamblea: Grupo numeroso de personas que tienen que tomar decisiones.  En asociaciones la asamblea es la reunión de todos los miembros. El presidente desempeña una función importante, vela por la buena marcha y determina si las cosas se salen o no del orden del día.

Conferencia: Exposición oral de 1 o varias personas, puede seguirse de un coloquio, el objetivo es proporcionar información o transmitir conocimiento.

Jornadas: Conjunto de reuniones de estudio o trabajo con número elevado de personas, que se realizan en más de 1 día, su principal objetivo es impartir conocimiento.

Simposio o seminario: Exposición oral por parte de varios expertos sobre un tema. La duración de la intervención es de 10 o 20 min.

Organización y planificación

Ø  Fijar:

-          Lugar del evento

-          Fecha

-          Elección de conferenciantes y ponentes.

Ø  Determinar responsables del trabajo de organización y conducción del evento.

Ø  Determinar con antelación listado de personas e instituciones a quienes se cursará invitación.

Ø  Determinar gastos de organización y analizar planes de financiación.

Ø  Determinar horario del evento, debe ser razonable y realista.

Ø  Elaboración del programa de desarrollo del evento. Debe estar hecho 2 o 3 meses antes de la fecha.

v  Eventos Promocionales

Ferias y exposiciones: Eventos protagonizados por empresas o asociaciones como medio publicitario o para conseguir aumento de las ventas, pueden ser:

Permanentes: se instalan en la propia sede.

Temporales: Con algún acontecimiento.

Organización y planificación

En algunas empresas ésta organización la asume el Depto. de Relaciones Públicas.

Para preparar el stand hay que considerar:

Ø  Visitar y determinar el lugar de exposición

Ø  Entrar en contacto con los organizadores

Ø  Contactar con áreas de contratación necesarias para preparar el stand.

Ø  Preparar lista del material necesario

Ø  Contactar con transportistas (Logística)

Ø  Diseñar plan de marketing

Ø  Vigilar montaje e instalaciones técnicas

Ø  Diseñar calendario de actos

v  Inauguraciones y aniversarios: una inauguración es la apertura de una nueva sede, conlleva una progresión de la empresa. Un aniversario es un acto convocado por la empresa para resaltar éxitos logrados.

Organización y planificación

Ø  Elegir fecha

Ø  Elección de invitados

Ø  Elaborar y mandar invitaciones, para su elaboración hay que tener en cuenta el destinatario

Ø  Contratar los medios de transporte

Ø  Elaborar un folleto informativo sobre el aniversario, se deberá elaborar con antelación suficiente

Ø  Otros detalles como el acondicionamiento de las salas, preparación de regalos, recuerdos o insignias o adoptar las suficientes medidas de seguridad

v  Visitas a fábricas o empresas: sirven para fomentar los lazos de unión entre empresas.

Organización y planificación

1. Conocer con exactitud los departamentos o zonas que se van a visitar.

2. Los grupos de visita no deben superar las 10

3. No es recomendable más de 1 hora

4. Después de visita ofrecer un pequeño refrigerio

v  Eventos varios

Ø  - Comunicación con la prensa: la comunicación con la prensa se puede hacer mediante Rueda de Prensa o bien por Conferencia de prensa.

Ø  - Rueda de prensa: modalidad de entrevista, personaje de actualidad se somete a las preguntas de varios periodistas.

Ø  - Conferencia de prensa: conjunto de periodistas reunidos con un personaje que expone un tema y se somete a las preguntas sobre el tema.

Organización y planificación

ü  Elegir fecha precisa

ü  Escoger local adecuado

ü  Elaborar, con antelación, listado con el nombre de los medios de comunicación y los posibles asistentes

El día de la conferencia se tendrá en cuenta:

ü  Preparar mesa presidencial con carteles identificativos

ü  Cuidar fondo de mesa presidencia con la prensa gráfica

ü  Ofrecer bebida apropiada para la hora y algo de picar

ü  Comprobar micrófonos

ü  Entregar a periodistas dossier gratuito con la temática.

v  Comidas de empresa: la organización de una comida en el ámbito de la empresa puede ser por dos circunstancias.

v   Comidas de trabajo: Es un fenómeno nuevo a causa de la actividad frenética.

v   Otras comidas: Si se es encargado de organizar una comida hay que tener en cuenta:

ü  Visitar in situ el lugar y elegir fecha

ü  Envío de invitaciones

ü  Colocación adecuada de los comensales